Часто задаваемые вопросы
Нужно ли нам иметь описанные бизнес-процессы на предприятии, чтобы внедрить «Первую Форму»?
Совершенно не обязательно. Наша задача при внедрении – научить клиента настраивать систему самостоятельно. Описанные бизнес-процессы в компании помогают прежде всего самому клиенту сделать процесс внедрения более простым. Вы сами определите уровень формализации каждого бизнес-процесса и зоны ответственности каждого сотрудника.
Что мы должны знать о нашей организации?
Для внедрения системы нужно иметь следующие исходные данные:
- Структура организации. Блоки и подразделения, которые подвергнутся автоматизации.
- Сотрудники компании в рамках каждого подразделения.
- Описание взаимодействий конкретных подразделений
- Желательно иметь типовые формы документов, которые приходится заполнять на этапах бизнес-процесса.
Представить это возможно в любом виде – наиболее удобном вам самим.
Главное, что вам потребуется при внедрении – это научиться мыслить языком нашей системы. Дальнейшее вы сделаете уже самостоятельно.
Оказываете ли вы услуги по описанию, формализации бизнес-процессов?
Да, оказываем. Как показывает практика, после обучения администраторы способны самостоятельно прописывать бизнес-процессы. После внедрения наши специалисты бесплатно консультируют ваших администраторов, как по телефону, так и на сервере технической поддержки, на котором вы можете задать любые вопросы касающиеся функционала системы и оперативно получить на них ответ.
Требуются ли дополнительные ресурсы для поддержания работы системы?
Наши специалисты обучат ваших сотрудников и пропишут вместе с ними несколько бизнес-процессов вашей компании. После обучения администраторы смогут самостоятельно создавать и модернизировать процессы. Активное участие администраторов системы — сотрудников Вашей компании — требуется только при дальнейшем развитии системы.
Как предлагается решать проблему, связанную с отсутствием навыков у руководителей работы с ПК. Как не прискорбно, но у нас в некоторых подразделениях это еще присутствует.
Функционал и внешний вид «Первой Формы» удобен и интуитивно понятен, работать с системой проще, чем с MS Outlook. Многие руководители без особых проблем осваивают интерфейс одноклассников.ру и вконтакте.ру — пользователю в нашей системе работать не намного сложнее.
У нас в активной стадии находятся множество проектов и задач. В работу вовлечены сотрудники с различной специальностью и квалификацией, одновременно один и тот же сотрудник может быть вовлечен в разные проекты. Методы и подходы применяемые при решении задач применяются порой не стандартные, индивидуально подбираемые для каждой задачи в отдельности. Короче говоря, шаблонные решения применяются очень редко. Вы умеете с этим работать?
Одним из важнейших преимуществ системы TaskCenter является гибкость. В системе вы можете наблюдать занятость сотрудника в каждом подразделении, его задачи на текущий момент времени, этапы выполнения каждого процесса. Так же можно посмотреть план выполнения работ на месяц вперед. Таким образом каждый сотрудник может эффективно планировать свое рабочее время и отслеживать все текущие задачи.
Отсутствие формализованных бизнес-процессов не помеха успешной работе системы. Вы можете настроить систему исходя из функций каждого участника.
В системе гибко настраивается система прав доступа, благодаря чему можно четко разделить зону ответственности для каждого сотрудника. В каждом подразделении можно выстроить различные цепочки взаимодействий и согласований. На определенных этапах можно вовлекать новых лиц, использовать многоуровневые этапы согласований, создавать новые ветвления бизнес-процесса.
По сути это конструктор бизнес-процессов, при помощи которого можно реализовать любую схему взаимодействий.
Можно ли в «Первой Форме» вести проектную работу?
В нашей системе вы можете мыслить не только категориями проектов, этапов, участников и дедлайнов, но и категориями функций, обязанностей, бизнес-процессов и коммуникаций. Вы сможете представить все задачи по конкретному проекту в виде диаграммы Ганта, но также вы можете увидеть и все задачи конкретного сотрудника со сроками их исполнения и ответственностью перед конкретными заказчиками.
На базе «Первой Формы» можно построить как автоматизацию проектной работы компании, так и систему управления деловыми поручениями — так и систему корпоративной коммуникации с клиентами и контрагентами.